La externalización de un proceso de selección puede ser una opción atractiva e interesante para muchas empresas, y existen muchos argumentos a favor de ceder a un proveedor externo la responsabilidad sobre la búsqueda de talento para nuestra empresa: expertise, coste de oportunidad, recursos, mayor capacidad operativa, dedicación, etc.
No obstante, la elección del partner adecuado es una de las claves para alcanzar el éxito pretendido y, es aquí, donde se deben valorar cuáles serían las razones fundamentales para la no externalización para determinar en un tender si ese futuro partner cumple con los requisitos necesarios:
- Confidencialidad: Las empresas que deciden externalizar deben exponer a un tercero mucha información confidencial o sensible sobre su organización, y que de no hacerlo, dificultan tremendamente el trabajo a una empresa de selección o de headhunting. Este es uno de los aspectos más determinantes que frenan los procesos de outsourcing para la búsqueda de talento, para lo cual es importante considerar sólo aquellos proveedores que ofrecen las suficientes garantías contractuales y proponen un NDA (non-disclosure-agreement) antes de iniciar las conversaciones.
- Control: La pérdida de control sobre el proceso externalizado es un aspecto a la hora de tomar decisiones sobre la elección del proveedor. Consideremos sólo aquellas empresas que ofrecen, además de un flujo de trabajo bien definido y estructurado, el acceso a sus sistemas para supervisar en todo momento el trabajo realizado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos. Las plataformas tecnológicas para el seguimiento “just in time” son absolutamente determinantes para salvar este punto..
- Conocimiento interno: Los departamentos de recursos humanos de las empresas, así como los departamentos funcionales que tienen las necesidades de talento, acumulan un conocimiento interno y una comprensión más profunda de las necesidades y la cultura de la empresa, que jamás un externo podrá tener. Este suele ser uno de los factores que frenan la externalización en sectores muy especializados o empresas muy de nicho. Para una posible externalización es importante buscar a un proveedor que, además de acumular años en el mercado con un equipo de trabajo lo suficientemente dimensionado, tenga en sus filas profesionales afines y reconocidos que participen como advisors dentro del proceso de búsqueda que puedan complementar y asesorar al equipo interno.
- Coste: Sin duda este es el freno más fácil de tangibilizar a la hora de tomar decisiones de externalización. Aquí siempre es importante acotar la variabilidad de los honorarios, que se suelen vincular al paquete compensatorio anual; considerar y cuantificar el coste de oportunidad en el que incurriremos si no externalizamos el procesos, y comprobar bien las garantías de reposición que nos ofrece un posible externo: casuísticas de la reposición claras e inequívocas, plazos de reposición, condiciones, etc.
- Tiempo: Los plazos a considerar para la búsqueda de talento son complejos y difíciles de determinar a priori, pero no pueden ser infinitos. Este es uno de los motivos que frenan las externalizaciones. Es muy importante establecer con el potencial partner una serie de hitos a alcanzar dentro del proceso y las posibles condiciones en cada uno de ellos: validación de candidatos, entrega de informes, etc, Para ello, es de obligado cumplimiento el exigir a un posible proveedor que detalle con exactitud cuáles son los hitos y en qué plazos máximos se alcanzarán.
- Reputación de la empresa: La opinión que tienen los profesionales sobre una determinada empresa de selección debe ser un factor importante a tener en cuenta a la hora de tomar una decisión sobre la externalización de un proceso de selección. Es importante indagar sobre la trayectoria de ese posible partner en lo que al trato que dispensa a sus candidaturas se refiere. No pongamos nuestros procesos de búsqueda y selección de talento en empresas que pueden afectar negativamente sobre nuestra imagen.
- Protección de la marca: Los denominados intangibles son cada vez más importantes a la hora de tomar decisiones de externalizar un proceso de selección. La empresa de reclutamiento o headhunter seleccionado tiene que, imperativamente, tener una marca cuyo posicionamiento, valores y cultura estén alineadas con las de nuestra empresa. No nos será difícil indagar sobre ello a través de las redes sociales, viendo qué cosas publican y/o cuáles son las opiniones que vierten sus directivos/as sobre determinados temas.
- Comunicación: Las personas asignadas por el proveedor de servicios a gestionar las operaciones de selección son determinantes para alcanzar el éxito de una externalización. Es importante conocer a priori quién es quién dentro del proceso antes de su contratación, cuáles serán los medios de comunicación a utilizar y cuál será su frecuencia de uso. Lo peor que nos puede suceder durante un proceso de selección externalizado es no saber cómo van las cosas en un momento determinado. Esto es un aspecto clave que garantiza el conocimiento mutuo entre las partes, y por ende, logra la confianza entre cliente y proveedor.
- Flexibilidad: Por último, pero no por ello menos importante, estamos hablando de servicios profesionales, prestados por persona para personas. Por tanto, si bien el procedimiento y los flujos de trabajo deben estar bien definidos previamente, también deben ser lo suficientemente flexibles para buscar alternativas ante posibles contingencias durante el proceso, o incluso la posibilidad de cancelarlo sin demasiadas dificultades por parte del proveedor. No dejemos de hacer preguntas al respecto antes de firmar un contrato.
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