Si nos dejamos ir, la "reunionitis" se puede propagar en las oficinas y salas de reuniones.
Simplemente, podríamos catalogarla como una especie de obsesión por reunirse, incluso cuando no hay una necesidad real.
Y no importa si los temas podrían resolverse fácilmente con un correo electrónico o una llamada telefónica rápida. No, no. ¡Una reunión es la única solución!
Las reuniones se convocan sin ton ni son, sin un propósito claro o sin una duración determinada. Se convierte en una especie de ritual en el que las personas se reúnen una y otra vez, sin realmente lograr resultados concretos.
Imaginaos lo siguiente: llegáis a la oficina un lunes por la mañana, llenos de energía y listos para enfrentar la semana. Pero, ¡Sorpresa! Os esperan cinco reuniones seguidas, una tras otra. Y para empeorar las cosas, ninguna de ellas tiene un propósito claro. EL café se acaba y la paciencia se desvanece.
Recientemente, hemos leído un artículo de la periodista Susana Carrizosa, para Diario EL PAÍS, basado en un estudio realizado por el Massachusetts Institute of Technology, en el cual se indicaba que después de tres días sin reuniones, se había registrado un aumento de la productividad de hasta un 70%.
Estos datos son realmente reveladores y nos invitan a reflexionar sobre la forma en que manejamos las reuniones en nuestras organizaciones.
Recordemos que las reuniones efectivas son un componente fundamental de la productividad y el éxito organizacional.
A continuación, os damos algunos consejos prácticos que os ayudarán a la hora de convocar y gestionar reuniones de manera efectiva, evitando caer en la temida "reunionitis":
- Evaluar la necesidad de la reunión. Preguntarse con anterioridad si los temas que se desean tratar en la reunión podrían resolverse de manera más eficiente utilizando otros medios de comunicación, como correos electrónicos, herramientas de colaboración en línea o llamadas telefónicas.
- Establecer un propósito claro para cada reunión. Antes de convocar al equipo, es importante reflexionar sobre los objetivos que se desean lograr y asegurarse de que sean claros y alcanzables. Esto permitirá que todos los participantes estén enfocados y sepan qué se espera de ellos.
- Seleccionar a los participantes adecuados. Invitar únicamente a las personas cuya presencia sea necesaria y que puedan contribuir de manera significativa al propósito de la reunión. Evitar la tentación de incluir a todos los miembros del equipo sin un motivo claro, ya que un grupo reducido de participantes permite una discusión más enfocada y eficiente.
- Planificar y distribuir la agenda. Antes de la reunión ayudará el hecho de elaborar y compartir una agenda detallada que incluya los temas a tratar y el tiempo asignado a cada uno para que los participantes puedan prepararse adecuadamente. Una agenda bien estructurada mantiene el enfoque de la reunión y ayuda a maximizar el uso del tiempo.
- Establecer una duración determinada. Es importante también fijar una duración específica para la reunión y adherirse a ella. Establecer límites de tiempo ayuda a mantener la disciplina y la eficiencia.
Hace unas semanas, en LinkedIn, lanzamos una encuesta en la que preguntábamos lo siguiente: “¿Te gustaría tener la opción de no asistir a una reunión si consideras que no tienes nada que aportar?” Un 92% de 215 votos contestaron que sí. Un dato también muy revelador.
En consecuencia, nuestro último consejo es brindar la posibilidad de no asistir a una reunión si un/a miembro de tu equipo siente que no puede contribuir de manera significativa.
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