Proporcionar herramientas para facilitar el trabajo en remoto se ha convertido en casi una obligación para cientos de compañías que compiten por los mejores perfiles profesionales.
Según las opiniones de cientos de empleados, un sueldo elevado no puede competir con el trabajo en remoto y la flexibilidad asociada a él.
En Servitalent hemos realizado un estudio de campo para conocer las demandas de los trabajadores y uno de los últimos sondeos publicados está directamente relacionado con la flexibilidad y el trabajo en remoto, 226 usuarios contestaron a la pregunta “¿Qué valoras más, a día de hoy, a la hora de buscar un nuevo trabajo?” escogiendo entre las respuestas: dinero o tiempo (flexibilidad). Los resultados arrojaron una clara victoria para la flexibilidad (71%), una compensación no económica que es un “aspecto clave para promover el compromiso, la motivación y el rendimiento de los/as trabajadores/as” y que impacta positivamente en la retención del talento.
En este sentido, diversos autores defienden que el mundo del trabajo ha pasado del absoluto presencialismo, de los sistemas de monitoreo o control físico y de los rígidos horarios de trabajo a un nuevo modelo que se centra en la consecución de resultados, en los dispositivos informáticos individuales, en la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, en las reuniones online y en los horarios flexibles.
Este cambio de modelo no habría sido posible sin la existencia de herramientas tecnológicas que apoyan el proceso de transición del trabajo analógico al trabajo moderno, la tecnología se ha convertido en “el motor del cambio”.
Pasos para la implantación del teletrabajo
El proceso de digitalización de una empresa para iniciar un modelo de trabajo en remoto consta de cinco partes diferenciadas. El paso previo al inicio de la adaptación al modelo híbrido es la evaluación de la situación de la compañía.
- La evaluación tiene que comprobar la existencia de infraestructura tecnológica en la empresa. Es importante determinar si se cuenta con los recursos necesarios para implementar el teletrabajo de manera eficiente y exitosa, esto implica evaluar la conexión a internet, la capacidad de la red, los software y equipos informáticos disponibles, así como la seguridad de la información de candidatos o empresas con las que se trabaja a diario 8 . Si es necesario la mejora de las instalaciones, la empresa deberá invertir en actualizaciones tecnológicas para asegurar una conexión estable y segura, así como proporcionar a los empleados las herramientas necesarias para llevar a cabo su trabajo de forma remota, como ordenadores portátiles y otros elementos informáticos, material para su transporte, softwares para realizar las tareas del día a día de forma segura y la instalación de aplicaciones que faciliten la comunicación interna y externa. En caso de la ausencia de estas herramientas, la empresa tendría que contactar con proveedores de recursos informáticos (aplicaciones para realizar reuniones, registrar jornadas, actualizar bases de datos,etc), tiendas de informática y otros distribuidores que proporcionen el material necesario para la adaptación al modelo de trabajo en remoto.
El siguiente paso se centra en establecer procedimientos y las normas para el acceso al teletrabajo por parte de los empleados de la empresa.
- Es necesario que la compañía establezca un decálogo de normas y una política de teletrabajo clara para que los trabajadores conozcan sus deberes, derechos y las posibilidades que permite el trabajo en remoto: las expectativas de la empresa, los horarios de trabajo, la comunicación y el reparto de tareas. Esto garantizará que todos los miembros del equipo tengan claro su papel y sepan cómo colaborar de manera efectiva, a pesar de no estar de forma física en la oficina. Además, se deben establecer protocolos de seguridad de los equipos informáticos con el fin de proteger la información confidencial de la empresa y los datos de los clientes.
El tercer paso se centrará en proporcionar a los empleados la formación necesaria para que la transición de modelo sea un éxito.
- La capacitación de los empleados en el uso de las herramientas tecnológicas y otros instrumentos necesarios para el teletrabajo es de vital importancia. De nada sirve la existencia del trabajo en remoto si los trabajadores no tienen la capacidad de realizar sus tareas de manera autónoma y usando la tecnología. Para evitar esta situación, la empresa debería organizar sesiones de formación en línea o en la oficina, proporcionar tutoriales y recursos para ayudar a los empleados a familiarizarse con las plataformas de comunicación, las herramientas de colaboración y los sistemas internos de la empresa. La formación no solo debe centrarse en el uso técnico de las herramientas informáticas, sino también en cómo mantener altos niveles de productividad y bienestar mientras se trabaja de forma remota. Para ello también se organizarán workshops sobre técnicas de relajación, salud mental y desconexión digital.
El cuarto paso es el previo al inicio del modelo de trabajo en remoto por parte de los trabajadores de la empresa, y se centra en escoger las herramientas y aplicaciones necesarias para que el teletrabajo sea efectivo.
- En la actualidad existen numerosas herramientas y plataformas que facilitan la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo que se encuentran trabajando en sitios dispares. El uso de aplicaciones de chat en tiempo real, videoconferencias y sistemas de gestión de proyectos o calendarios permite a los empleados mantenerse conectados y trabajar de manera conjunta y organizada, a pesar de la distancia física. Estas herramientas también ayudan a mantener la cohesión del equipo y fomentan una cultura de trabajo colaborativa, a pesar de no estar en la misma ubicación física. En este aspecto también hay que tener en cuenta la importancia de implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información de la empresa y garantizar la privacidad de los datos, la política de trabajo en remoto de la empresa ya habría establecido los procedimientos para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos cuándo los trabajadores están fuera de la oficina. Pero es en este paso cuándo se adquiere e implementa el programa o aplicación que aporte valor a este aspecto del trabajo en remoto.
Por último, es esencial evaluar y adaptar continuamente el proceso de digitalización a medida que se implementa el teletrabajo.
La comunicación entre la empresa y los empleados es de gran valor para identificar posibles mejoras y resolver cualquier problema o desafío que surja, las compañías deben estar preparadas para el cambio y realizar ajustes cuándo los trabajadores hagan propuestas de mejora ya que solo así se garantizará la eficacia y el éxito del teletrabajo.
Una vez que el trabajo en remoto esté en marcha, aparte de realizar evaluaciones periódicas para medir el rendimiento y la efectividad, se puede pedir a los empleados que cumplimenten encuestas, métricas de desempeño y otros modelos para identificar áreas de mejora y realizar ajustes en las políticas, procesos o tecnologías implementadas. De esta forma, la empresa podrá identificar los puntos sobre los que actuar sin necesidad de que los trabajadores lo reporten de forma expresa.
Ya conoces el dicho... Renovarse o morir.
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