Chatbots: La revolución en la gestión de talento

En la era digital actual, las empresas están adoptando tecnologías innovadoras para optimizar sus operaciones y mejorar la experiencia del cliente y del empleado.

Una de esas tecnologías disruptivas es el chatbot, un programa de inteligencia artificial que ha transformado la forma en que interactuamos con la tecnología.

En este artículo, explicaremos qué es un chatbot y cómo puede ser utilizado dentro del departamento de Recursos Humanos para impulsar la eficiencia y mejorar la gestión de talento en la empresa.

¿Qué es un Chatbot?

Un chatbot es una aplicación de inteligencia artificial que puede simular una conversación humana mediante el uso de texto o voz. Estos programas están diseñados para comprender el lenguaje natural y responder a preguntas, resolver problemas o llevar a cabo tareas específicas de manera automatizada. Los chatbots se pueden integrar en diversas plataformas, como sitios web, redes sociales, aplicaciones móviles y sistemas de mensajería instantánea.

Ventajas de Utilizar Chatbots en Recursos Humanos:

• Automatización de procesos: Los chatbots pueden automatizar tareas rutinarias y repetitivas del departamento de Recursos Humanos, como responder preguntas frecuentes sobre beneficios, preguntas sobre el convenio, políticas de la empresa, horarios de trabajo, conceptos de nómina, entre otros. Esto libera tiempo para que los profesionales de Recursos Humanos se centren en tareas más estratégicas y de mayor valor agregado. En muchas ocasiones, la gestión de estas consultas rutinarias se cuantifican en miles de euros en empresas de una cierta dimensión en cuanto a número de empleados.
• Atención al empleado las 24/7: Los chatbots están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto permite a los empleados obtener respuestas inmediatas a sus preguntas en cualquier momento, incluso fuera del horario laboral. La disponibilidad constante mejora la satisfacción del empleado y la experiencia general de trabajar en la empresa.
• Proceso de Onboarding más eficiente: Durante el proceso de incorporación de nuevos empleados, los chatbots pueden proporcionar información importante sobre la empresa, políticas internas y guiar a los nuevos miembros del equipo en el proceso de llenado de formularios y documentación necesaria.
• Selección de candidatos: Los chatbots pueden llevar a cabo una primera fase de selección de candidatos en el proceso de contratación. Al hacer preguntas específicas y evaluar las respuestas, pueden identificar candidatos potenciales que se ajusten mejor a los requisitos del puesto, reduciendo el tiempo y esfuerzo de los reclutadores.
• Capacitación y desarrollo: Los chatbots también pueden ofrecer capacitación personalizada a los empleados en áreas específicas, proporcionando recursos de aprendizaje y seguimiento de su progreso. Esto fomenta el desarrollo profesional y el crecimiento individual de los empleados.

Consideraciones a tener en cuenta a la hora de implementar Chatbots en Recursos Humanos:

• Definir bien los objetivos a alcanzar: Antes de implementar un chatbot, es esencial tener una comprensión clara de los objetivos que se pretenden alcanzar. Identificar las tareas específicas que el chatbot manejará y cómo se integrará en los procesos ya existentes dentro de la organización. Normalmente los flujos de comunicación dentro de un chatbot se van implementando de manera gradual, comenzando por aquellas comunicaciones que consumen más recursos actualmente, pero debe existir una coherencia en la estructura considerando un objetivo de más largo plazo.
• Personalización y humanización: Es importante que el chatbot se adapte al tono y la cultura de la empresa, brindando una experiencia lo más personalizada posible, por tanto, este se deberá ir alimentando de información relevante de la cual la inteligencia artificial pueda ir aportando sus respuestas. Además, se puede diseñar para que, en caso de no poder resolver una consulta compleja, pueda derivar al empleado hacia un proceso de resolución de consulta operado por un miembro de equipo de recursos humanos a través de un formulario, whatsapp, email o similar.
• Monitorización y mejora continua: Una vez implementado, es crucial monitorizar el rendimiento del chatbot y recopilar comentarios de los empleados para realizar mejoras continuas. La inteligencia artificial aprende de la interacción, por lo que el chatbot se vuelve más efectivo con el tiempo.
• Tecnología e integración: Este no es un aspecto baladí dentro del proceso de implantación. La plataforma, y qué personas la van a manejar o parametrizar, son factores clave a tener en cuenta, así como los plazos y costes de implantación. Tampoco es una cuestión menor el asegurar que la tecnología utilizada tiene una integración sencilla con otras de uso habitual por parte de los usuarios: whatsapp, correo electrónico, etc. Recordemos siempre que un chatbot debe hacer la vida más fácil a todas las personas que interactúan con él.

Los chatbots representan una oportunidad significativa para mejorar la gestión de Recursos Humanos en las empresas, aumentando la eficiencia y la satisfacción de los empleados.

Al automatizar tareas rutinarias, brindar atención las 24/7 y mejorar el proceso de selección de candidatos, los chatbots liberan tiempo y recursos para que los profesionales de Recursos Humanos puedan centrarse en estrategias de talento más determinantes para la empresa y aportar un mayor valor a la organización en general.

Integrar chatbots en Recursos Humanos es un paso importante hacia la digitalización y la mejora continua de los procesos de gestión de talento en los que Apptitudinal, empresa del grupo Servitalent, lleva unos cuantos años trabajando.

¿Quieres conocer nuestra experiencia con los Chatbots?